Wie werden Unterlagen dem Archiv angeboten?

Nehmen Sie zum Universitätsarchiv Kontakt (29-72857, uat@uni-tuebingen.de) auf sobald eine Aussonderung ansteht. Grundsätzlich sollte eine Anbietung nicht für jeden Mitarbeiter einzeln sondern nach ganzen Funktionseinheiten erfolgen. Dh. eine Abteilung, eine Fakultät, ein Institut, ein Lehrstuhl usw. bieten ihre nicht mehr benötigten Unterlagen jeweils gemeinsam an.

 

Zunächst erstellen Sie ein Abgabeverzeichnis, welches alle Unterlagen auflistet, die Sie an das Archiv abgeben wollen. Bei Sachakten verwenden Sie dafür bitte unser Standardformular (siehe unten), für andere Aktenarten (z.B. Promotions-, Habilitations-, Personalakten) stellen wir Ihnen auf Anfrage ein besonderes Formular zur Verfügung.

Bitte füllen Sie mindestens die Spalten: lfd. Nr., Aktentitel, Laufzeit, Umfang und Aktenzeichen aus. In der Spalte Bewertungsvorschlag können Sie uns vorschlagen, ob die Unterlagen Ihrer Ansicht nach archivwürdig (Eintrag: A) oder kassabel (Eintrag: K) sind. Sie können diese Spalte aber auch offenlassen. Bei Fragen zur Befüllung der Spalten zögern Sie nicht uns anzusprechen. Bitte übermitteln Sie uns das Abgabeverzeichnis in jedem Fall auf elektronischem Weg.

 

Das Archiv bewertet anhand dieses Verzeichnisses oder nach einem persönlichen Besuch der anbietenden Stelle endgültig die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen. Unsere Entscheidung werden wir anhand der Buchstaben A (Archivierung), D (Durchsicht, dh. die endgültige Bewertungsentscheidung kann erst im Archiv getroffen werden) bzw. K (Kassation) in der Spalte "Bewertungsentscheidung" dokumentieren und Ihnen das Verzeichnis zurücksenden.

 

Die mit A und D gekennzeichneten Positionen lassen Sie uns per Fahrdienst, bei kleinen Mengen auch per Hauspost zukommen. Legen Sie der Sendung auch ein ausgedrucktes Exemplar des Abgabezeichnisses bei, um eine schnelle Zuordnung zu ermöglichen. Die mit K gekennzeichneten Positionen führen Sie der datenschutzkonformen Vernichtung zu.

 

Das Abgabeverzeichnis dient außerdem Ihrer Dienststelle als Nachweis über den Verbleib Ihrer alten Unterlagen und ermöglicht später einen Rückgriff auf bereits archivierte Unterlagen.

 

Kontakt

 

Universitätsarchiv Tübingen

Wilhelmstraße 32

72074 Tübingen

Lageplan

 

uat [at] uni-tuebingen.de

 

Tel.: +49 7071 29-72857
Fax: +49 7071 29-5726

 

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