Was muss dem Archiv angeboten werden?

Alle dienstlichen Unterlagen der Universitätsverwaltung unterliegen der Anbietungspflicht und müssen vor ihrer eventuellen Vernichtung dem Universitätsarchiv zur Übernahme angeboten werden.

 

"Unterlagen" sind alle Urkunden, Schriftstücke, Akten, Geschäftsbücher, Protokolle, Matrikeln, Karteien, Listen, amtliche Publikationen, Karten, Pläne, Risse, Zeichnungen, Bild-, Film- und Tonmaterialien, Dienstsiegel und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen (E-Mails, Dateiablagen, Datenbanken), unabhängig von ihrer Speicherform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Dateien, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

 

"Dienstlich" bedeutet, dass diese Unterlagen im Rahmen der Wahrnehmung von Dienstaufgaben entstanden sind.

 

Dies betrifft auch Unterlagen, die gemäß den Datenschutzgesetzen vernichtet oder gelöscht werden müssten. Solche Unterlagen unterliegen ebenfalls der Anbietungspflicht (Archivierung als Löschungssurrogat).

 

Eine unvollständige Auflistung der anzubietenden dienstlichen Unterlagen finden Sie auf folgenden Merkblättern. Grundsätzlich sind alle dienstlichen Unterlagen anzubieten, auch wenn sie sich keinem der aufgeführten Punkte zuordnen lassen. Ausnahmen sind lediglich die unter Punkt 2 bzw. 3 als erfahrungsgemäß nicht archivwürdige Unterlagen aufgeführten Unterlagengruppen. Für diese Gruppen spricht das Universitätsarchiv eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung aus. Über die Vernichtung ist ein dauerhaft aufzubewahrender Nachweis zu führen.

 

Archivrelevante Unterlagen der Fakultäten und Dekanate

 

Archivrelevante Unterlagen der Lehrstühle und Institute

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